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When the trade fair stand is in Cologne and the exhibitor has to stay at home in Asia...

Koelnmesse offers new services for trade fairs during and after the Coronavirus-crisis

"Koelnmesse is perfectly prepared for the hybrid future of the global trade fair business," says the Cologne trade fair company's President and Chief Executive Officer, Gerald Böse. At their core, hybrid events consist of the following: people on site in the trade fair halls network with business partners around the globe who are unable to make the trip to Cologne for the trade fair.

How exactly will this work when trade fair operations start up again in Cologne in September 2021? Koelnmesse has prepared a number of things to bring its promise of "Ready for Re-Start" to the trade fair halls and, in concrete terms, to allow digital exhibitors from Asia and visitors in front of their screens in the USA to participate in physical trade fair events in Cologne.

Dr Stefan Eckert, Vice President Services at Koelnmesse, sees great demand for this: "Our customers welcome any support that makes it easier for them to return to the trade fair - especially in hybrid formats. Our Services Plus offer supplements for the product portfolio with services for trade fairs during and after the Coronavirus-crisis." The new offers are based on experience with the #B-Safe4Business Village exhibits presented in the autumn of 2020 in the Cologne exhibition halls, which have impressed potential users from Koelnmesse's partner sectors. The services can already be booked and will be ready for use at the Cologne trade fair this coming autumn.

With Remote Booth Plus, for example, exhibitors can reach their target groups without physically being at the trade fair themselves. Koelnmesse organises their stand on site and provides not only personnel but also the necessary technical equipment to include them virtually. This allows them to maintain their contacts personally, even from a distance. The scope of services includes an exhibition stand with a video conferencing area, delivery, set-up and decoration with the customer's own exhibits as well as visual stand design and personnel.

With Content Creation Plus, Koelnmesse supports exhibitors in the professional editorial conception, production and publication of content for Koelnmesse's digital offerings. In this way, they can reach partners and potential customers before the trade fair, directly on site and beyond in a targeted manner independent of location. This includes in-depth consultation on objectives, channel selection and Koelnmesse's digital offering, as well as development and conception of the storyboard through to implementation and production.

Koelnmesse offers exhibitors Booth Check Plus to help them ensure the current hygiene regulations have been fully taken into account in their stand construction. This includes inspection of exhibitor stand design and, if necessary, recommendations for redesign in accordance with regulations to ensure their participation in the trade fair.

The deployment of Fair Scouts is also in the planning stage. They will conduct research, visit stands, initiate contacts and create documentation on behalf of trade visitors who cannot be on site.

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Wenn der Messestand in Köln steht und der Aussteller daheim in Asien bleiben muss…

Die Koelnmesse bietet neue Services für Messen in und nach der Coronakrise

"Die Koelnmesse ist bestens auf die hybride Zukunft des weltweiten Messegeschäfts eingestellt", sagt Kölns Messechef Gerald Böse. Hybride Veranstaltungen, das heißt im Kern: Menschen vor Ort in den Messehallen vernetzen sich mit Geschäftspartnern rund um den Globus, die den Weg zur Messe nach Köln nicht antreten konnten.

Wie genau soll das gehen, wenn ab September 2021 in Köln der Messebetrieb wieder losgeht? Die Koelnmesse hat einiges vorbereitet, um ihr Versprechen "Ready for Re-Start" in die Messehallen zu bringen - und ganz konkret den digitalen Aussteller aus Asien und den Besucher vor dem Bildschirm in den USA am physischen Messegeschehen in Köln teilhaben zu lassen.

Dr. Stefan Eckert, Bereichsleiter Services der Koelnmesse, sieht großen Bedarf: "Unsere Kunden begrüßen jede Unterstützung, die ihnen die Messerückkehr - gerade in die hybriden Formate - erleichtert. Unsere Services Plus ergänzen das Produktportfolio um Leistungen für die Messen in und nach der Coronakrise."
Die neuen Angebote basieren auf Erfahrungen mit den im Herbst 2020 präsentierten Exponaten des #B-Safe4Business Village in den Kölner Messehallen, das die potenziellen Nutzer aus den Partnerbranchen der Koelnmesse bereits überzeugt hat. Die Services sind ab sofort zu buchen und werden im Kölner Messeherbst einsatzbereit sein.

Mit Remote Booth Plus beispielsweise können Aussteller ihre Zielgruppen erreichen, ohne selbst physisch auf der Messe zu sein. Die Koelnmesse organisiert ihren Stand vor Ort und sorgt neben Personal auch für die nötige technische Ausstattung, um sie virtuell einzubeziehen. So können sie ihre Kontakte auch aus der Distanz persönlich pflegen. Zum Leistungsumfang zählen der Messestand mit Video-Conferencing-Bereich, Anlieferung, Aufbau und Dekoration mit kundeneigenen Exponaten sowie grafische Standgestaltung und Personal.

Mit Content Creation Plus unterstützt die Koelnmesse Aussteller bei der professionellen redaktionellen Konzeption, Produktion und Veröffentlichung von Inhalten für die digitalen Angebote der Koelnmesse. So erreichen sie Partner und potenzielle Kunden vor der Messe, direkt vor Ort und darüber hinaus gezielt und ortsunabhängig.
Das umfasst intensive Beratung zu Zielsetzung, Kanalwahl und digitalem Angebot der Koelnmesse, außerdem Entwicklung und Konzeption von Storyboard, Umsetzung und Produktion.

Damit die Aussteller darauf vertrauen können, die aktuellen Hygiene-Regularien bei ihrem Standbau vollständig berücksichtigt zu haben, bietet die Koelnmesse ihnen den Booth Check Plus an. Sie prüft die Konzeption der Ausstellerstände und gibt falls nötig Empfehlungen zur auflagenkonformen Umgestaltung, um so die Messeteilnahme sicherzustellen.

Noch Zukunftsmusik, aber ebenfalls bereits in Planung ist der Einsatz von Fair Scouts: Sie übernehmen beispielsweise Recherche, Standbesuche, Kontaktanbahnungen und Dokumentation im Auftrag von Fachbesuchern, die nicht vor Ort sind.

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